Хидеки Накамура. Пять японских лекарственных пилюль для лучшего управления строительной компанией

В последние годы строительная отрасль Японии ищет возможности повышения производительности за счет реформ стиля работы, но с другой стороны мало что улучшилось в стиле управления. Автор решил сформулировать принципы более совершенного менеджмента и разбил их на пять пунктов.

Что нужно для «выживания» компании

Готовиться к грядущим социальным переменам!

Хидеки Накамура, консультировавший управленцев множества строительных компаний, предупреждает, что мир после эпидемии коронавируса не выживет, если радикально не улучшит качество управления.

«После Corona-катастрофы компании будут резко разделены на те, что с дефицитом и с излишками, половина компаний закроется, а слияние и поглощение станут нормой.
Это касается не только строительной отрасли, чтобы выжить владельцы бизнеса должны тщательно отслеживать общественные тенденции, уметь тщательно собирать и анализировать информацию, а также предвосхищать события».

Соединять старое и новое

Г-н Накамура: «В настоящее время региональные строительные компании делятся на две категории:«матерые» и «умные». Матерые - это компании, ориентированные на старые способы работы, максимально отработанные, но более медленные и затратные, а умные компании - как правило созданные или управляемые более молодым персоналом, инновационные, использующие новые технологии».

Соотношение их на японском рынке примерно как 8 : 2. Текущая и будущая цифровизация касается и строительного бизнеса, и ожидается, что доля "умных" компаний должна вскоре возрасти до 70%.

"Какой из подходов лучше, зависит от многих факторов, но для выживания важно соединять новое со старым". 

Как сформулировать стратегию управления,

уникальную для Вашей строительной компании

Когда мы стремимся улучшить наши управленческие возможности, первое, что нам нужно, – это стратегия.

«Давайте разработаем стратегию управления, учтем потоки информации, тщательно проведем внутренний анализ, определив области, в которых вы можете использовать свои сильные стороны, и поставим четкие цели.»

Благодаря внутреннему анализу мы понимаем, строительство объектов какого вида компания осуществляла до сих пор. Например, в строительной компании, которая в основном занимается гражданским строительством, последние данные показывают, что "количество речных работ растет, строительство дорог остаётся в прежних объёмах, а строительство канализаций – падает."

Исходя из этих данных, можно ожидать, что "более высокая прибыль будет получена за счет увеличения доли будущего речного строительства", поэтому делаем это направление главным. Таким образом можно понять структуру будущих работ, а также ориентировать её на конкретных сотрудников компании.

 
Таблетка первая (1)

Установите твердую «цель продаж»

с ориентацией на рост

Уточнение бизнес-целей по категориям строительства

Если уровень продаж высок, то и уровень управления также повышается.
В качестве первой таблетки давайте подумаем о том, как ставить бизнес-цели.
В постановке целей есть три момента. Первый – «уточнение планов продаж по категориям строительства».
Для специализированных строительных компаний мы определяемся с категорией типа строительства, в котором мы преуспеваем наилучшим образом, то есть уточняем специализацию, например речное строительство или канализации. Для строительных компаний общего плана определяющими будут тенденции рынка. Например "общественные работы объемом 300 млн йен в год от национального правительства и 500 млн – от префектуры".

Определение заказа на основе

стандартов добавленной стоимости

Второй – «Понимание, основанное на нормативах добавленной стоимости».
Опытные компании, способные просчитать стоимость строительства способны более точно рассчитывать на приемлемую добавленную стоимость.

"Добавленной стоимостью считается сумма, полученная путем вычитания стоимости строительства из суммы контракта на строительство (валовая прибыль). Добавленная стоимость включает в себя стоимость оплаты труда."

Стратегия будет меняться в зависимости от того, насколько задано целевое значение этой добавленной стоимости.
Ну то есть к примеру если есть заказы, их много, но они имеют низкий предел добавленной стоимости, то может имеет смысл сменить специализацию...

Стремление строить постоянные и непрерывные

отношения с клиентами

Третий – стремиться стать «постоянными клиентами».
Не будет преувеличением сказать, что это самая важная бизнес-цель. Во многих случаях региональные строительные компании постоянно получают заказы от частных подрядчиков. Например, если вы один раз получили заказ на строительство объекта от сети магазинов или аптек, и получили высокую оценку, вы можете продолжить получать заказы и впоследствии. Ведь заказчику всегда легче общаться с теми подрядчиками, с кем он уже успешно сотрудничал.

 
Таблетка вторая (2)

Гибкое предложение, которое поможет справиться

с трудными переговорами

Точная калькуляция дает вам преимущество на переговорах

Для того, чтобы получить заказ, важна его точная оценка. В случае общественных, достаточно типовых, работ её легко сделать, с помощью доступного программного обеспечения можно рассчитать проектную цену заказчика.
Проблема заключается в оценке частных уникальных проектов.
Накамура предупреждает: "Если вы не способны оценить общую стоимость строительства, вы можете сделать неверную оценку."

«Если вы получаете заказ, не зная его стоимости, можете остаться с небольшой прибылью, или даже понести дополнительные расходы и получить убытки. С другой стороны, вы не должны переоценить заказ по сравнению с фактической стоимостью строительства, тем самым оттолкнув от себя заказчика. Поэтому обязательно, чтобы опытные работники рассчитали максимально точную стоимость строительства.»

"Повышенная точность" заключается в минимизации разницы между фактической стоимостью строительства и стоимостью строительства, описанной в смете. Если работа будет выполнена собственными силами, маловероятно, что такая оценка будет сильно отличаться от реальности. Проблема же может возникнуть, когда вы занимаетесь аутсорсингом.

«Если вы хотите привлечь аутсорсинг, обязательно каждый раз заново получайте точную оценку. Даже если вы думаете, что "на этот раз я сделаю это за ту же сумму, что и раньше" с этим подрядчиком, расчет может оказаться не верным, если материальные затраты и затраты на рабочую силу резко возрастут. Важно делать гибкие оценки, обеспечивая при этом прибыль вашей компании.»

 
Таблетка третья (3)

«Схема сетевого процесса» для управления

технологическим процессом

Удобное сетевое расписание

Для управления процессами полезна сетевая диаграмма производства работ (сетевое расписание), в которой с первого взгляда видны связи каждой операции.

В этом случае каждый подрядчик просто вводит ход работы в систему на персональном компьютере, и можно узнать дату и время начала следующего процесса. Кроме того, поскольку прогрессом можно управлять между каждым строительным подрядчиком, управление процессом возможно без надзора. В частности, строители жилых комплексов используют такие системы уже около 20 лет.

«В будущем, постепенно внедряя эти сетевые графики в индивидуальном и общественном строительстве, можно будет повышать производительность, предотвращать ошибки, минимизировать отходы – делать строительство максимально оптимизированным.»

Эти диаграммы сетевых процессов также могут быть созданы с помощью табличного редактора Excel. Такого программного обеспечения на самом деле достаточно много, в том числе коммерческого.
Однако важно адаптировать его к вашему собственному рабочему процессу, его специфике.

 
Таблетка четвертая (4)

Подробная книга учета для управления

информацией о клиентах

Легко работать, если вы понимаете свои потребности

Чтобы увеличить количество заказов, необходимо создать реестр клиентов, в который вводятся: дата знакомства, даты запросов, содержание разговоров и т. д. Для каждого клиента. В частности, строительные компании, клиентами которых являются физические лица, заказывавшие строительство жилья, уже давно и эффективно используют журналы учета клиентов.

«Так, например, периодически заглядывая в книгу учета клиентов, обнаруживаем, что наш заказчик А. 3 года назад, когда мы ему строили дом, говорил, что он хотел сделать отдельную комнату, когда его ребенок пойдет в начальную школу. Сейчас мы ему можем предложить это сделать. Или, предположим, видим, что вот этот завод построен уже давно, а тротуары на его территории стали неровными. Значит есть большая вероятность, что сегодняшнее предложение наших услуг может привести к заказу».

«Некоторые региональные строительные компании выросли из мелкомасштабного строительства за счет частых визитов к потенциальным заказчикам.»

 
Таблетка пятая (5)

Создание среды, в которой сотрудники чувствуют,

что «они хотят работать»

Сокращение общего рабочего времени

является обязательным

С 1 апреля 2024 года в редакции японского Закона о трудовых стандартах устанавливается верхний предел рабочего времени, а на компании, которые рискнут его превысить, будут налагаться штрафы. В результате этого со многими строительными компаниями в разных местах под руководством г-на Накамуры были проведены консультации, где он говорил: "Если вы разрешаете работать в праздничные дни, сверхурочные часы скоро превысят верхний предел, поэтому нужно каким-то образом вводить систему 2-дневных выходных."

«Возникает большая потребность в повышении эффективности работы, чем когда-либо прежде. Поэтому первое, что нам нужно сделать, - это провести бизнес-анализ. Попросите ваших сотрудников записать, какую работу они выполняют в среднем, и отсортировать её по сложности и важности, например "важная работа, которую можете выполнить только вы" и "работа, которую может выполнить любой, если его научить».

С помощью этой сортировки работ уменьшите "низкоприоритетную, трудоемкую работу". Например, позвольте сотруднику выполнять тот спектр работ, который может выполнить только этот конкретный человек, и позвольте ему систематизировать работу, которую может выполнить любой другой с помощью компьютера, или позвольте участвовать людям из других отделов, у которых есть свободные руки, сделать это. Именно здесь начинается оптимизация бизнеса.

Что делать с уменьшением зарплаты в связи

с сокращением сверхурочных?

Речь идет не только о сокращении сверхурочных часов. Если сверхурочные часы сокращаются, конечно, доходы также уменьшаются. Сотрудники, которым предпочтут деньги большему свбодноему времени, могут быть менее мотивированы и даже уволиться.

«Для таких сотрудников, например, если средняя продолжительность сверхурочной работы составляет 40 часов в месяц, было бы хорошо предоставить надбавку, эквивалентную 40 часам в месяц. То есть допустимые сверхурочные составляют 10 часов, а вы платите за 40, и сотрудники будут счастливы.»

«Однако в таком случае, если не будет прибыли, эта заработная плата станет бременем для компании. Для того чтобы снизить это бремя, мы должны оптимизировать и реструктурировать производство. Методом проб и ошибок, а также с помощью растущего опыта мы найдем наилучшее соотношение между оплатой сверхурочных и реальным объемом работы, выполненной в это время.»

Ясно одно – при растущем кадровом голоде в строительной отрасли будет всё труднее набрать сотрудников, если не улучшать условия труда и оплаты.

Иллюстрации: Сато Такемиги